Avoir une fiche de paie dématérialisée est aussi intéressant pour l’entreprise que pour ses salariés. Voici tout ce qu’il faut savoir sur la dématérialisation de la gestion de la paie.
Cadre légal de la dématérialisation de la paie
La dématérialisation de la gestion de la paie et de la fiche de paie s’est considérablement développée en entreprise depuis l’entrée en vigueur le 1er janvier 2017 de la loi travail sur la dématérialisation de la fiche de paie. Une entreprise n’a désormais plus besoin de recueillir l’accord de ses salariés pour leur proposer un bulletin de salaire dématérialisé. Chaque mois, l’employeur peut ainsi avertir ses salariés par mail qu’un nouveau bulletin de paie électronique est disponible dans le coffre-fort numérique que chaque employé mis à leur disposition. L’utilisation d’un coffre-fort électronique assure la sécurité et la confidentialité des données qui sont hébergée de façon cryptée. Un salarié ne peut en effet accéder qu’à ses propres données à l’aide d’un identifiant et d’un mot de passe personnels. Pour l’entreprise, la dématérialisation de la paie s’appuie sur un logiciel de gestion qui permet d’automatiser la gestion et l’envoie des bulletins de salaires.
Les avantages de la paie dématérialisées pour l’entreprise
Un employeur a pour obligation de mettre à la disposition de ses salariés leurs fiches de paie pendant 50 ans ou jusqu’à leurs 75 ans. En passant du support papier à la version dématérialisée du bulletin de salaire, une société s’affranchit donc tout d’abord de la logistique et de la surface nécessaires pour se conformer à cette nécessité de stockage. La conservation des bulletins de paie dématérialisés se fait de plus dans des centres d’hébergement sécurisés, par définition plus fiables. La dématérialisation de la paie permet également des économies substantielles. Il est en effet bien moins coûteux d’envoyer un mail que de faire parvenir par courrier un bulletin de salaire sur papier.
Les atouts de la fiche de paie dématérialisée pour le salarié
La dématérialisation du bulletin de salaire présente également de nombreux avantages pour les salariés. Au-delà de la simple preuve que son salaire lui a bien été versé, la fiche de paie peut être demandée ou utile à bien d’autres occasions. Elle peut ainsi être nécessaire pour l’obtention d’un prêt immobilier par exemple. Un salarié doit de plus faire en sorte de conserver les bulletins reçus à vie. Or, pour reconstituer sa carrière au moment où arrive l’heure de calculer ses droits à la retraite, Il est parfois difficile de retrouver les bulletins de salaire que l’on a cumulé au fils des ans. En centralisant tous les bulletins de salaire, un coffre-fort numérique accessible à toute heure 7 jours sur 7 de n’importe quel endroit via un ordinateur ou un portable offre souplesse et sécurité.
La dématérialisation de la paie facilite donc la vie de l’entreprise comme du salarié.